Stephen Covey: herramientas de gestión del tiempo

¿Alguna vez has pasado toda una mañana corriendo, haciendo cosas y cuando has terminado dices “si no hecho nada”? O has puesto la excusa de ¡No tengo tiempo!

Todos tenemos 24 horas al día, 1440 minutos, el tiempo es el medio en el que vivimos. Pero con ese tiempo no todos logramos lo mismo, unos hacen más y otros menos. Si gestionas bien tu tiempo conseguirás ser más productivo y disfrutarás más de la vida, encontrarás el equilibrio entre trabajo y familia, mejorando tus relaciones interpersonales.

En Emprendedor 365 te proponemos estas herramientas de gestión del tiempo eficaz para que aproveches mejor tu tiempo y puedas concretar todas esas tareas que tienes pendientes. Verás qué bien se siente.



¿Qué es gestión de tiempo?

La gestión de tiempo radica en desarrollar las habilidades necesarias para planificar adecuadamente nuestro tiempo, con el fin de mejorar la eficiencia personal en diferentes ámbitos de nuestra vida como, por ejemplo: laboral, familiar y social entre otros.

Existen muchísimas herramientas de gestión del tiempo eficaz que nos ayudan a aplicar métodos probados para problemas que todos enfrentamos, como procrastinar las tareas a realizar o llegar a cumplir a última hora con lo que tenemos pendiente.

¿Cómo mejorar mi gestión de tiempo?

Para gestionar tu tiempo es sumamente importante que comiences por: Incrementar tu rendimiento a través de un análisis personal sobre el uso y distribución actual de tu tiempo. Las herramientas de gestión del tiempo eficaz nos ayudan a evaluar qué tenemos para hacer, cómo lo hemos organizado y cómo podemos mejorar nuestras estrategias para realmente concretar esas tareas. Te damos algunas recomendaciones a tener en cuenta:

  • Recordar tus metas y objetivos
  • Desarrollar estrategias para el control del estrés
  • Ser realista en las metas y los objetivos
  • Utilizar notas para recordar lo que se tiene que hacer
  • Planificar el tiempo suficiente para las tareas
  • Concentrarte en una cosa cada vez
  • Planificar cada día
  • Prever lo que se tiene que hacer por adelantado para empezar antes de que se cumplan los plazos
  • Finalmente, aprender de los errores

¿Qué es la administración del tiempo según Stephen Covey?

Este método creado por Stephen Covey desarrolla herramientas de gestión del tiempo eficaz. Aprovechar el tiempo y ser productivo no se trata de hacer una lista de tareas e intentar tachar una a una. Covey propone un análisis inteligente para determinar prioridades.

A menudo sucede que incluimos en la misma jerarquía actividades que no pueden esperar, que deben hacerse ahora a diferencias de otras que, si las pospusiéramos, no pasaría nada. Covey nos ayuda a diferenciar estos asuntos pendientes y poder resolver tareas de acuerdo a su orden de prioridad.

Lo Urgente: Aquello que no puede esperar y debe ser atendido inmediatamente, está relacionado con los plazos que tenemos disponibles.

Lo importante: Tiene que ver con resultados, con metas a lograr en un tiempo establecido.

Herramientas de gestión del tiempo eficaz

Te explicaremos cómo aplicar este método desarrollado por Covey a tu gestión del tiempo diaria. Para empezar, dibuja cuatro recuadros y clasifica los ítems de la lista de cosas para hacer de la siguiente forma:

cuadrante de Stephen Covey para la gestión del tiempo

  • En el primero anota tus tareas “urgentes e importantes”. Puede que aquí incluyas atender un malestar o una enfermedad, una reparación en casa que no se puede posponer o una actividad laboral impostergable.
  • En otro anota “las importantes, pero no urgentes”, aquellas cosas que no son emergencias pero que si las haces benefician tu calidad de vida. Piensa en una fecha próxima que debas recordar para hacer algo especial o un curso en el que hace tiempo deseas inscribirte.
  • En el tercero escribe las “urgentes, pero no importantes”. Por ejemplo, si ya debes hacer compras o si alguien te ha pedido que respondas urgente su mensaje. Aquí verás aquellas tareas que clasificas como inmediatas pero que para ti no son demasiado importantes y tal vez entorpecen tus verdaderos intereses.
  • En el cuarto registra las que no sean “ni importantes ni urgentes”. Quizás encuentres bastantes tareas en este recuadro y veas que te preocupabas por resolver cosas que no te proporcionan ningún beneficio.

Estas herramientas de gestión del tiempo eficaz te traerán mucha claridad sobre tus tareas por hacer y te servirán para ordenar prioridades y resolver.

Consejos para administrar tu tiempo y ser más productivo



Debes tener en cuenta algunos consejos que te permitirán ser dueño de tu tiempo y poder dedicarte a todo aquello que quieres sin dejar de hacer lo importante.

«Si el tiempo es lo más caro, la pérdida de tiempo es el mayor de los derroches» Benjamín Franklin

¡No tienes que hacerlo solo! Existen muchos métodos y apps para ayudarte a ser más eficiente y productivo. Presta atención a estas herramientas de gestión del tiempo eficaz:

  • Bloques de tiempo o timeboxing: Asigna una determinada cantidad de tiempo a la tarea que vas a realizar. De esta forma te ayudas a no distraerte y concretarla en el plazo estimado.
  • Bullet journaling: Este método permite personalizar tu agenda para que se ajuste a tus necesidades particulares. Una herramienta muy útil es poder registrar tus tareas diarias y tus pendientes mensuales de manera separada. También alienta un seguimiento de las tareas que quedaron sin realizar para que las registres nuevamente. El método ha comprobado que cuando aplazas varias veces la tarea acabas concretándola o desechándola si te das cuenta de que no tenía importancia.
  • La técnica Pomodoro: Se trata de trabajar o realizar tus tareas pendientes en intervalos de tiempo medidos. Debes programar una alarma y dedicarte unos 30 minutos a tu objetivo. Luego tomas 5 minutos de descanso y vuelves a la acción. Cada cuatro Pomodoros puedes descansar un plazo más largo, como 30 minutos.

El apoyo de herramientas para la gestión de tiempo eficaz puede ayudarte a establecer objetivos personales y laborales de tu vida, entre los que puede estar gestionar mejor tu tiempo, conocerte a ti mismo, aceptar tus limitaciones y potenciar tus habilidades. De esta manera encontrarás tus motivaciones reales para cuidarte tanto por dentro como por fuera.




Conclusiones

Cualquiera de estas herramientas para la gestión de tiempo eficaz requiere disciplina para evitar distracciones y procurar enfocarse en lo que se tiene planeado. Por tal motivo desde Emprendedor365 te recomendamos ser muy honesto con ti mismo, evitar programar tareas en exceso y ser realistas en los tiempos de ejecución. Se pueden probar una o varias técnicas a la vez y utilizar las herramientas disponibles para su realización.

Si te interesa saber más sobre  administración del tiempo no te pierdas nuestro artículo sobre: Gestión del tiempo y productividad

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